GigaSpaces

公司：美国、以色列和英国均有分支机构

行业：软件

Confluence应用：公众在线帮助系统和企业内部wiki

企业内部wiki应用人数：15个部门、80个员工

公众在线帮助应用人数：超过100用户

原文地址：http://www.atlassian.com/software/confluence/casestudies/gigaspaces.jsp

GigaSpaces为关键任务应用程序提供基础软件解决方案，所谓关键任务应用程序，即对可行性，可靠性以及可扩展性有较高要求，用于代替传统的基于层（Tier-based）的架构。自从发现Atlassian Confluence,该企业完全改变了其公共在线帮助系统和文档系统。

请告诉我们一些关于GigaSpaces及使用其在线帮助系统的客户的信息

GigaSpaces提供中间件，中间件能够简化分布式软件不同实例间的通信。我们的软件比较复杂，在线帮助系统服务于具有专业技术知识的程序员，应用软件设计师和架构师。正因为如此，文档撰写对企业而言至关重要，包括Gigaspaces的所有职工在内的每个人无时无刻不关注着它。

GigaSpaces如何使用Confluence？

Confluence主要用途在于支持一个包含1300页的产品文档的在线帮助系统。在线帮助实现公共Wiki后，公司内部其他部门对此产生了兴趣，随后，我们便建立了另一个Confluence服务器作为内部组织Wiki。

您过去使用RoboHelp完成在线帮助系统，现在为什么要换成Wiki呢？

从一个技术写作工程师的立场出发，使用RoboHelp真的非常麻烦，投稿人数很少，因此我们不能像期望的那样经常更新页。同时，用户体验非常有限，几乎不可能找到用户需要的信息。

什么因素让您决定用Wiki代替其他传统的在线帮助系统？

简直就是意外收获！我得知并从Atlassian网站下载Confluence这件事，没有告诉任何人。

我开始“秘密的”研究如何在Confluence中撰写文档，我开发了一个主页设计和分页设计，并把它演示给老板们，他们完全被吸引了，并立刻购买了Confluence！在那之前，我以为Wiki只做Wikipedia，全然不知还有企业级的Wiki，也从没想过Wiki会在在线帮助领域发挥作用。

既然Wiki与网站能完美匹配，对于设计新在线帮助系统外观和样式上，您希望达到什么目标？

这并非关系设计本身，我们只希望系统尽可能好用。对我们而言，将文件移入到Wiki，是调整在线帮助系统信息结构的一个机会，因此我们努力将结构调整和网站改版打包在一起处理。

我们的方法非常具有创新性，因为它将内容和导航结合起来。使用RoboHelp时，分类页面就是一列链接，你必须在链接的基础上决定你想访问的地址。而今，分类页面为你提供一个概述，同时以丰富的信息，为你展示该类别中的所有页面。如果不是Confluence具有高度的设计灵活性，我们不可能做到这点。值得注意的是我独自完成以上提及的所有事情——作为一个技术写作工程师，具备一点设计理念，而不是图形设计师。我只需运用Confluence Wiki语法就能创建主页，分类页面以及为正文部分进行特别设计。

您能简要的为我们介绍一下Confluence创建过程吗？

我们为文档内容定义了三个视图，因此主页是由三个主选项卡组成，每个选项卡中，有一列利用Adaptavist lozenge macro创建的指示按钮进行超链接。每个指示按钮能帮助你链接到某个文档段中。从而取代了曾经使用的非常非常复杂的层级结构，现在我们仅使用三个视图，每个视图包含7-10个类别页。 

除此之外，每个类别页有一个特别设计。页面左侧有简短介绍，以及一个利用Adaptavist cloak macro创建的Cloak中所包含的次重要的信息；页面右侧是所有页面的题目及文章内容的简要描述。我们用不同颜色的星星指示每页的技术难易程度，因此您可以查看所有可利用的文档和页面。如果您是一个新手，您不会点击用红色标记的页面，因为它真的很难。通过这种组合，能够让您查看类别页面并且立刻理解可获得的文档。

将文档移到Confluence花费了您多长时间？

从刚开始接触Confluence到所有的文档内容完全的转移进去，一共花费了三个月时间。我们分如下几个步骤完成：首先，我们通过新建主页及20个分类页，将内容移入Confluence，每个分类页与RoboHelp的文档相链接，所以我们同时运行两个系统——Wiki作为门户网站，RoboHelp提供1300页的文档。一两个月后，我们决定更进一步，将所有的内容转移到Confluence。

为了满足您们特定的需求，您对Confluence进行过自主开发吗？

是的，为了将Confluence作为在线帮助系统，我们开发了两个新功能：一个转换引擎和一个离线文档系统。转换引擎将一个已经存在的在线帮助页面映射到新Wiki结构上，并将RoboHelp HTML转换成Wiki标记。根据我们所设计的结构，使用Confluence应用程序界面（API）创建新页面。离线文档系统利用PDF文档生成插件（PDF Documentation Generator plugin）将Wiki语言导出生成专业的打印文档。我已经将这个插件添加到Confluence Extension库中，因此其他Wiki用户也可以使用它。

Wiki如何改变 GigaSpace文档创作出版及文档间的协调方式呢？

           曾经，技术写作工程师才有修改文档的权限，这是我们一直以来苦恼的瓶颈问题，Confluence 彻底为我们解除后顾之忧。我们扩展了在Wiki中发表文档的资源库，使得优秀的写作工程师以及其他授权的写作工程师均可以在Wiki中发表文档——这本身使得文档创作周期与以前相比，具有显著区别。我的未来目标之一是让系统更加开放，以至于任何人都可以发表文章，我也希望有朝一日将Wiki变得更加开放，以便入选的客户可以发表文章，但这肯定会复杂一点儿。

淘汰RoboHelp，而将Confluence用于在线帮助系统的最大益处在哪里？

           最大的益处绝对在于极大的改善了客户体验。Confluence完全改变了客户使用GigaSpaces文档的感受——以前人们讨厌它，但现在人们喜欢它！同时，Confluence也让内部管理变得更好，过去，总有人每天至少一次到我的办公室抱怨“我找不到文档，它到底在哪儿？”而今，他们兴奋的说“我刚和客户通完电话，Wiki真是太好用了！”

           文档已经成为企业有价值的销售工具，是企业管理的焦点问题，也提升了技术写作工程师的形象。有趣的是，这些转变全都因为Wiki。只需要把文档移动到Confluence中，而不需改变文档内容，我们的在线帮助系统就比原来好一千倍，因为它变得非常易于使用。

GigaSpaces亦将Confluence用于企业内部网。请问你们以前使用的什么软件？是什么促使你们选择使用Confluence？

           人们过去常常通过将文档保存在文件服务器或者发送邮件的方式分享文档。自从企业购买了Confluence，我开始极力向企业的每个人推销它。告诉他们我们新增了一个非常好的文档Wiki，并向他们解释操作方法。尽管接受的比较慢，但人们最终都为之着迷。起初，他们也有过质疑，但一个月后，企业的每个部门都建立了一个Confluence空间。

           有些部门使用Confluence更为广泛，例如，研究开发部（R&D）以一个巨大的空间保存他们所有的设计文档。质量保证部（QA）利用Confluence完成测试文档。这些部门的工作人员不再使用微软的Word文档，所有的文档都通过Wiki完成。市场营销部创建了一个超赞的Wiki门户网站，可以用来访问企业市场营销资料，他们也因此变成非常富有经验设计者。还有些部门接受Confluence比较慢，但总之，最终还是出人意料的接受了。事实上，一旦人们接触Confluence，在线系统的用户数就很快超过最开始所许可的25个用户。我们不得不将许可用户数升级到500个用户，因为每个人都希望用Wiki。

您看到令您感到惊喜的成果了吗？

一个销售经理告诉我，在展销会上，Confluence为客户留下深刻印象。他们果然用Wiki介绍产品及解释其技术特性。它是如此的棒，如此的好用，以至于每个人都赞口不绝。

另一个惊喜来自于企业内部的接受度。Confluence是GigaSpaces首个用于内部协作的工具。本来是打算将它用于在线帮助系统，而不是内部管理。但现在，它已经成为应用于企业各部门的效能工具。尽管只是将其用于幕后工作，但我深信随着GigaSpaces不断发展，它将成为我们主要的效能管理和部门协作的工具。

您是将Wiki用于在线帮助系统的开路人，您有什么至理名言对其他技术写作工程师说吗？

为了技术写作工程师们自身利益，我希望，我的同行们不断探索Confluence的潜力——它对我们领域绝对具有革新性的意义。许多技术写作工程师把Wiki当成一个好的协作工具，却没有意识到它能成为在线帮助系统的神奇平台。虽然有专门为在线帮助系统特别设计的软件，比如RoboHelp，具有能让生活更加简单的特征（Confluence不具备这些特征），但我们仍然能熟练掌握Confluence后，创建更加专业的文档系统。这是绝对值得行动的，并且我们的行动将证明我们能做到。

另外，我上周末在巴黎被授予了trans-European奖，该奖项是奖励我使用Confluence前，编写的《Gigaspaces快速入门指南》（GigaSpaces Quick Start Guide）。在获奖感言中，我谈到技术写作已经取得如此巨大的进步，以至于回顾一年前我的工作，尽管赢得大奖，却显得有点过时。当我谈到我认为未来文档写作技术将是Wiki，我的下一个快速入门指南将为Confluence而写时，我觉得自己就像一个摇滚明星！在场的每个人都惊呆了，非常好奇，并在演讲完毕后都涌过来问我什么是Confluence，在哪儿可以得到Confluence。我认为，过不了多久，Confluence将会成为在线系统的标准平台。那时，我非常乐意同Atlassion共同努力，使其对技术写手而言更加友好易用！

谢谢您，祝贺您获奖，真心希望您用Confluence创建的文档能获得第一名！